Écrire à un candidat ne consiste pas seulement à “le contacter”. C’est souvent le premier moment où votre entreprise devient concrète : ton, clarté, réactivité, niveau d’attention. En quelques lignes, vous donnez (ou non) envie de répondre.
Dans un parcours candidat, vos messages ont un impact direct sur trois choses très simples :
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le taux de réponse
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le niveau d’engagement (motivation, projection, confiance)
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la vitesse de recrutement (et donc votre capacité à sécuriser les meilleurs profils)
Cet article vous propose 12 modèles prêts à l’emploi (email + InMail LinkedIn) pour couvrir les étapes clés du recrutement, avec un objectif : engager le candidat et obtenir une réponse, sans surjouer la séduction, et sans message générique qui ressemble à tous les autres.
6 règles simples qui font répondre (vraiment)
1) Écrire comme une personne, pas comme une plateforme
Les candidats reconnaissent immédiatement les messages copiés-collés impersonnels. Ils ne sont pas choqués par un message court. Ils sont refroidis par un message artificiel.
2) Aller droit au but en 6 lignes
Un bon message candidat, c’est rarement “long”.
C’est clair.
3) Donner une raison concrète au contact
“Votre profil m’intéresse” ne suffit plus.
Dites ce qui a retenu votre attention (même en une phrase).
4) Mettre un appel à l’action simple
Une question unique marche mieux que trois options.
5) Être transparent sur le process
Nombre d’étapes, timing, interlocuteurs.
Plus c’est prévisible, plus ça engage.
6) Respecter le candidat (y compris dans un refus)
Le refus fait partie du parcours candidat. Il a un impact direct sur la réputation et la ré-engageabilité.
12 modèles de messages candidats (email + InMail)
Pour chaque situation, vous avez :
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une version Email
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une version InMail / message LinkedIn
Adaptez bien sûr selon votre ton d’entreprise, mais gardez la structure.
Modèle 1 — Premier contact (approche directe et professionnelle)
Objet : Opportunité [intitulé du poste] – échange rapide ?
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous contacter car votre expérience sur [élément précis : secteur / type de rôle / sujet] a retenu mon attention.
Nous recrutons actuellement un(e) [poste] chez [Entreprise], avec un enjeu fort sur [1 enjeu concret].
Seriez-vous ouvert(e) à un échange de 15 minutes cette semaine pour en parler ?
Bien cordialement,
[Nom] – [Rôle]
[Téléphone]
InMail
Bonjour [Prénom], votre parcours sur [élément précis] m’a interpellé.
Nous recrutons un(e) [poste] chez [Entreprise] (enjeu : [1 enjeu concret]).
Ouvert(e) à un échange de 15 minutes cette semaine ?
Modèle 2 — Premier contact “plus engageant” (projection immédiate)
Objet : Une question rapide (recrutement [poste])
Bonjour [Prénom],
Je vous écris car je pense que votre profil pourrait bien correspondre à un poste de [poste] chez [Entreprise].
Avant d’aller plus loin, je préfère être transparent(e) : le rôle implique [1 réalité du poste, factuelle].
Est-ce un cadre qui pourrait vous intéresser si le projet est solide et l’équipe au rendez-vous ?
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], je préfère être direct(e) : on recrute un(e) [poste] et le rôle implique [réalité].
Si le projet et l’équipe sont bons, est-ce un cadre qui pourrait vous intéresser ?
Modèle 3 — Candidature reçue (accusé de réception utile)
Objet : Candidature reçue – [poste] chez [Entreprise]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre candidature au poste de [poste].
Nous revenons vers vous sous [délai] pour la suite.
Si votre profil est retenu, la prochaine étape est un échange de [durée] avec [RH/manager].
Bien cordialement,
[Nom]
Modèle 4 — Relance douce après premier contact (sans pression)
Objet : Re: Opportunité [poste]
Bonjour [Prénom],
Je me permets une relance, au cas où mon message se serait perdu.
Si vous êtes ouvert(e) à un échange rapide, je peux vous proposer :
-
[créneau 1]
-
[créneau 2]
Sinon aucun souci, je vous remercie d’avance pour votre retour.
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], je me permets une relance rapide suite à mon message.
Si vous êtes partant(e), je peux vous proposer [créneau 1] ou [créneau 2].
Modèle 5 — Relance “avec valeur” (pour déclencher une réponse)
Objet : [poste] – précisions sur le contexte
Bonjour [Prénom],
Je reviens vers vous avec une précision qui peut vous aider à vous projeter : le poste est rattaché à [contexte] et le premier objectif serait [objectif concret].
Si cela vous parle, êtes-vous disponible pour un échange de 15 minutes ?
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], précision utile : le poste est rattaché à [contexte] et le premier objectif serait [objectif].
Si ça vous parle : 15 minutes d’échange cette semaine ?
Modèle 6 — Confirmation d’entretien (simple et rassurant)
Objet : Confirmation entretien – [poste] – [date/heure]
Bonjour [Prénom],
Confirmation de notre échange prévu le [date] à [heure].
Durée : [X minutes]
Interlocuteur : [Nom, rôle]
Lien : [visio / adresse]
Si besoin de déplacer, dites-moi et je m’adapte.
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Parfait pour [date/heure] : [durée], avec [Nom].
Voici le lien / adresse : [lien].
Modèle 7 — Après entretien (remerciement + visibilité)
Objet : Merci pour notre échange – suite du process
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre temps aujourd’hui, et pour la qualité de nos échanges.
Prochaine étape : [étape suivante]
Nous revenons vers vous au plus tard le [date / délai].
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Merci pour l’échange [Prénom]. Prochaine étape : [X].
Retour au plus tard le [date].
Modèle 8 — “On a du retard” (le message qui évite la frustration)
Objet : Suite recrutement [poste] – point d’avancement
Bonjour [Prénom],
Petit point d’avancement : nous avons pris un peu de retard sur la décision finale, notamment à cause de [raison simple et honnête].
Je reviens vers vous au plus tard le [date].
Merci pour votre patience.
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], point rapide : décision un peu décalée pour [raison].
Retour au plus tard le [date]. Merci pour votre patience.
Modèle 9 — Refus après candidature
Objet : Suite à votre candidature – [poste]
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre candidature et l’intérêt porté à [Entreprise].
Après étude, nous ne donnons pas suite pour ce poste, car nous recherchons une expérience plus alignée sur [raison factuelle].
Nous vous souhaitons une très bonne continuation.
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], merci pour votre candidature.
Nous ne donnons pas suite sur ce poste, car nous cherchons une expérience plus alignée sur [raison].
Bonne continuation à vous.
Modèle 10 — Refus après entretien (Attention à privilégier l’appel téléphonique en premier recours)
Objet : Suite à nos échanges – [poste]
Bonjour [Prénom],
Merci encore pour le temps accordé et la qualité de nos échanges.
Nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat, notamment parce que [raison factuelle, non agressive].
Votre point fort sur [point positif] a été très apprécié.
Je vous souhaite une bonne continuation,
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonjour [Prénom], merci encore pour nos échanges.
Nous poursuivons avec un autre candidat (raison : [factuelle]).
Votre point fort sur [positif] a été apprécié. Bonne continuation.
Modèle 11 — Proposition (message clair, lisible, cadré)
Objet : Proposition – [poste] chez [Entreprise]
Bonjour [Prénom],
Nous sommes heureux de vous faire une proposition pour le poste de [poste].
Vous trouverez ci-joint les éléments détaillés. En résumé :
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Date de démarrage : [date]
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Rémunération : [fourchette / package]
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Modalités : [présence / télétravail]
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Prochaine étape : [call de 15 min / signature]
Souhaitez-vous que l’on se cale un point rapide pour répondre à vos questions ?
Bien cordialement,
[Nom]
InMail
Bonne nouvelle [Prénom] : nous souhaitons vous faire une proposition pour le poste de [poste].
Souhaitez-vous un échange rapide aujourd’hui ou demain pour la parcourir ensemble ?
Modèle 12 — Après signature (pré-onboarding minimal de base mais efficace)
Objet : Bienvenue chez [Entreprise] – prochaines étapes
Bonjour [Prénom],
Bienvenue chez [Entreprise]. Nous sommes ravis de vous compter parmi nous.
Voici les prochaines étapes :
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Jour 1 : [heure / lieu / contact]
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Matériel / accès : [info]
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Première semaine : [2-3 repères]
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Votre référent : [nom, rôle]
Si vous avez la moindre question d’ici là, je suis joignable.
Bien cordialement,
[Nom]
PME/ETI vs grands groupes : la même règle, deux contraintes différentes
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En PME/ETI, le problème n’est pas l’intention, c’est souvent le manque de temps. Les modèles vous aident à tenir un niveau de réponse constant sans y passer des heures.
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En grand groupe, le problème est souvent la dilution de responsabilité et les délais internes. Les messages servent à maintenir l’engagement pendant les temps morts.
Dans les deux cas, le point commun est simple : le candidat répond quand il comprend, quand il se sent considéré, et quand il voit que le process est piloté.
FAQ – Comment écrire à un candidat ?
Faut-il écrire différemment en email et sur LinkedIn ?
Oui. Sur LinkedIn, vous devez être plus direct et plus court. Sur email, vous pouvez ajouter du contexte et des éléments pratiques.
Que faire si un candidat ne répond pas ?
Relancez une fois avec une information utile (contexte, enjeu, timing). Au-delà, évitez les relances répétées : elles dégradent l’image.
Doit-on personnaliser chaque message ?
Vous n’avez pas besoin d’écrire sur-mesure à chaque fois. Mais vous devez au minimum inclure une phrase spécifique (ce qui a retenu votre attention) pour éviter l’effet “copier-coller”.
Est-ce qu’un refus candidat doit toujours être argumenté ?
Pas en détail. Mais une raison factuelle simple + un mot de considération suffit à faire la différence.
Pour aller plus loin sur le blog Megabar
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Parcours candidat : les 10 erreurs qui font fuir vos meilleurs candidats (et comment les corriger)
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Expérience candidat : 15 irritants qui ruinent vos recrutements (et comment les corriger)
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Communication RH : définition, enjeux et stratégie pour les RH
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Stratégie de marque employeur : méthode RH et exemples concrets
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Onboarding collaborateur : définition, étapes clés et méthode RH
Si vous souhaitez améliorer l’engagement candidat et structurer des messages cohérents à chaque étape du recrutement, Megabar peut vous accompagner. Contactez-nous pour en discuter.
