Le pré-onboarding correspond à la période entre la signature du contrat et le premier jour dans l’entreprise. C’est une phase courte, souvent négligée, mais décisive : le collaborateur n’est pas encore là, il n’est plus vraiment ailleurs, et sa motivation peut bouger très vite.
Un pré-onboarding bien structuré permet de :
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réduire le risque de désistement,
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augmenter l’engagement avant même l’arrivée,
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fluidifier le jour 1,
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et améliorer durablement l’expérience collaborateur.
C’est aussi une étape clé du parcours candidat, souvent responsable d’un “effet trou noir” : l’entreprise se tait… et le futur collaborateur doute.
Pourquoi le pré-onboarding est devenu un sujet RH stratégique
Il y a encore quelques années, la période post-signature était relativement stable. Aujourd’hui, ce n’est plus toujours le cas.
Entre la signature et l’arrivée, un collaborateur peut :
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recevoir une contre-proposition,
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douter de son choix,
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se faire solliciter ailleurs,
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réaliser qu’il manque des informations,
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ou arriver stressé parce que rien n’a été cadré.
Un pré-onboarding simple, concret et humain ne demande pas un projet complexe. Il demande une intention : ne pas laisser le collaborateur seul.
Les 3 erreurs classiques en pré-onboarding
1) Le silence radio
C’est l’erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse.
2) Une communication trop vague
“Bienvenue, on se voit lundi” n’aide pas à se projeter.
3) Une arrivée improvisée
Poste de travail non prêt, accès non ouverts, personne n’attend. L’effet est immédiat.
Les 10 actions de pré-onboarding à mettre en place
1) Envoyer un message de bienvenue structuré (sous 48h)
Pas un mail marketing. Un message simple, clair, chaleureux, avec des infos utiles.
À inclure :
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confirmation de la date d’arrivée
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lieu / horaires
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personne de contact
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prochaines étapes
2) Donner une feuille de route du jour 1
Même courte.
Exemple :
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9h accueil + café
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9h30 installation
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10h présentation équipe
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11h point manager
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14h onboarding RH
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16h premier point de fin de journée
Le collaborateur doit pouvoir se projeter.
3) Nommer un référent (buddy ou point de contact)
Ce n’est pas un gadget. C’est un repère.
Le référent doit être identifiable et joignable :
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pour les questions pratiques
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pour les codes implicites
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pour sécuriser l’arrivée
4) Anticiper le matériel et les accès
C’est basique, mais c’est un marqueur de sérieux.
Checklist :
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ordinateur prêt
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boîte mail créée
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accès outils ouverts
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badge / entrée site
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compte Teams/Slack configuré
5) Préparer une courte présentation “qui fait quoi”
Surtout en grand groupe ou en organisation matricielle.
Un document très simple suffit :
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organigramme d’équipe
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interlocuteurs clés
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sujets par périmètre
6) Envoyer une première liste d’informations “pratiques”
Le collaborateur ne doit pas découvrir le fonctionnement le matin même.
Exemples :
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dress code (si applicable)
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accès / parking / transports
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restauration
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télétravail (rythme et règles)
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contacts RH
7) Préparer le manager (le vrai point critique)
Le pré-onboarding échoue souvent à cause d’un détail : le manager n’a rien prévu.
Action simple :
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un message RH au manager : “voici ce qui est attendu le jour 1”
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un point de 15 minutes pour cadrer les premières semaines
8) Donner les objectifs des 30 premiers jours (même très simples)
Le collaborateur arrive mieux quand il sait ce qu’on attend.
Exemples :
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comprendre l’organisation
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rencontrer les interlocuteurs clés
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maîtriser les outils
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livrer une première contribution (même petite)
9) Éviter l’effet “paperasse”
Tout donner le jour 1 crée une impression administrative et froide.
Astuce :
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envoyer ce qui peut l’être avant (documents, justificatifs)
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garder le reste pour un moment cadré
10) Programmer un point avant l’arrivée (si délai > 3 semaines)
Un simple échange à J-7 ou J-10 suffit, surtout si le collaborateur a signé loin à l’avance.
Objectif :
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réengager
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répondre aux questions
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éviter les doutes silencieux
Les outils qui facilitent le pré-onboarding et l’onboarding (sans alourdir le process)
Le pré-onboarding ne repose pas uniquement sur des “bonnes intentions”. Dans beaucoup d’organisations, c’est surtout un sujet d’exécution : tâches, interlocuteurs, documents, accès IT, rappels, coordination.
Quand vous recrutez régulièrement, ou quand plusieurs équipes sont impliquées (RH, managers, IT, admin), un outil peut faire la différence pour éviter les oublis et fluidifier l’expérience des nouveaux arrivants.
Mais attention, cela ne fait pas tout non plus. Pensez l’expérience dans son ensemble. L’outil n’est pas une fin en soi, il doit être au service de l’expérience. Sans quoi, vous auriez un parcours insatisfaisant avec un effet « boot-strappé » (en mode gruyère, vous aviez compris).
Voici 6 solutions utiles, selon votre niveau de maturité et vos contraintes.
Workelo : structurer un parcours d’arrivée (et de départ) de bout en bout
Workelo est une plateforme dédiée à l’intégration et au départ des collaborateurs, du préboarding jusqu’à l’offboarding.
L’intérêt principal : des parcours préconçus et personnalisables (checklists, contenus, quiz), un pilotage multi-acteurs (RH, managers, IT) et des rappels automatiques pour limiter les oublis. L’expérience est pensée pour être fluide côté collaborateur, sur mobile comme sur desktop.
C’est une solution intéressante si vous voulez professionnaliser votre onboarding, standardiser un cadre, tout en gardant une expérience personnalisée.
Factorial : fluidifier l’administratif et centraliser le suivi RH
Factorial est un SIRH qui permet de structurer une partie importante de l’arrivée : collecte d’informations, documents, suivi des étapes, et coordination RH.
C’est particulièrement utile si votre enjeu principal est d’éviter les double-saisies, sécuriser l’administratif, et donner une visibilité claire aux RH et managers sur ce qui est fait ou non.
Lucca : une suite RH modulaire pour connecter l’onboarding au reste du SIRH
Lucca propose une suite de modules RH (congés, notes de frais, temps, entretiens, etc.) qui permet de construire un environnement cohérent et évolutif.
L’intérêt, côté onboarding, c’est de ne pas traiter l’intégration comme un sujet isolé : les données du collaborateur sont connectées à l’écosystème RH, ce qui améliore la continuité entre arrivée, gestion RH et expérience collaborateur.
Teelt : piloter l’intégration avec des parcours et des alertes (solution française)
Teelt est une solution dédiée à l’onboarding/offboarding, avec une logique de parcours personnalisables et de suivi en temps réel.
Son point fort : la capacité à structurer des étapes, déclencher des alertes, et garder une visibilité sur l’avancement, pour éviter les intégrations “à trous”. C’est une option intéressante si vous cherchez un outil dédié, avec un accompagnement à la configuration.
Trello ou Notion : deux options simples et très efficaces pour les PME / équipes agiles
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un logiciel spécialisé. Si vous êtes une PME/ETI, ou si vous voulez aller vite, Trello ou notion peuvent suffire pour structurer un pré-onboarding très propre.
Vous pouvez créer un tableau type :
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avant l’arrivée (accès, matériel, documents)
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jour 1
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semaine 1
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premier mois
Et assigner chaque tâche à un responsable (RH, manager, IT). C’est basique, mais redoutablement efficace pour créer de la rigueur sans lourdeur.
Comment choisir (sans vous tromper)
Le bon outil n’est pas celui qui fait “le plus”. C’est celui qui répond à votre point de blocage principal :
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Si vous perdez du temps sur la coordination et les oublis → outil onboarding dédié
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Si votre pain point est administratif / SIRH → outil RH centralisé
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Si vous voulez une solution légère et rapide à mettre en place → outil de pilotage simple
Pré-onboarding : les KPI simples à suivre
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taux de désistement entre signature et arrivée
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taux de présence au jour 1
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satisfaction collaborateur à J+7 (question simple)
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retours manager (intégration plus rapide ou non)
FAQ — Pré-onboarding
Pré-onboarding : est-ce vraiment nécessaire si l’onboarding est bon ?
Oui, car le pré-onboarding sécurise le moment le plus fragile : celui où le collaborateur n’est pas encore intégré mais peut encore renoncer.
Combien de temps doit durer un pré-onboarding ?
Il commence dès la signature et se termine au jour 1. Mais les actions clés peuvent tenir en 2 à 3 messages et une checklist interne.
Que faire si un collaborateur reçoit une contre-offre ?
Ne répondez pas dans l’urgence. Écoutez, clarifiez ses attentes et mettez en regard votre proposition. Parfois, un ajustement d’organisation ou de flexibilité vaut plus qu’un effort financier.
Le pré-onboarding concerne-t-il uniquement les cadres ?
Non. Il concerne tous les recrutements, et particulièrement ceux à fort volume ou les postes opérationnels, où une arrivée ratée coûte immédiatement.
Si vous souhaitez sécuriser vos recrutements dès la signature et structurer un pré-onboarding simple, clair et efficace, Megabar peut vous accompagner. Contactez-nous pour en discuter.
