L’offboarding correspond à l’ensemble des actions menées lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise : organisation de la sortie, passation, sécurisation des accès, transmission des connaissances, communication interne, et expérience de départ.
Trop souvent, l’offboarding est traité comme une formalité administrative.
Dans les faits, c’est une étape stratégique du parcours collaborateur.
Un départ mal géré coûte cher.
Un départ bien géré peut renforcer votre organisation.
Et cela repose essentiellement entre les mains du collaborateur qui part, les RH et le manager.
Pourquoi l’offboarding est un sujet business (pas seulement RH)
Un départ mal piloté entraîne souvent :
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perte de savoir-faire
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désorganisation opérationnelle
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surcharge des équipes restantes
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risques sur les données
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dégradation de l’image employeur
À l’inverse, un offboarding structuré permet de :
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capitaliser sur l’existant
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sécuriser les informations
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maintenir une relation saine
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faciliter l’arrivée du successeur
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renforcer la crédibilité RH
L’erreur la plus fréquente : laisser la passation au bon vouloir du collaborateur
Dans beaucoup d’entreprises, la passation repose sur une croyance implicite :
“Le collaborateur va penser à transmettre ce qu’il faut.”
En réalité :
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il ne sait pas toujours ce qui est critique
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il oublie des éléments
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il transmet selon son propre prisme
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il manque de temps
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il n’a pas de cadre
Et quand un collaborateur est resté 10 ou 15 ans dans l’entreprise, il est impossible qu’il pense spontanément à tout ce qu’il détient comme savoir.
La passation ne doit pas être collaborateur-dépendante.
Elle doit être managée.
Le rôle clé du manager dans l’offboarding
Un collaborateur qui part peut encore contribuer.
À condition d’être orienté et accompagné.
Le rôle du manager est de :
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cadrer ce qui doit être transmis
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donner un format
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fixer un calendrier
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relire et valider
Ce n’est pas une faveur demandée au collaborateur.
C’est une étape normale du cycle de travail.
La méthode simple : un document de passation structuré
Plutôt que des transmissions orales ou des mails éparpillés, proposez au collaborateur de rédiger un document partagé unique.
Ce document doit contenir :
1) Présentation du rôle
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missions principales
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priorités
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périmètre réel du poste
2) Cartographie des sujets
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projets en cours
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projets récurrents
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sujets sensibles
3) Contacts clés
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internes
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externes
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rôle de chacun
4) Liens utiles
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dossiers partagés
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outils
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procédures
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modèles
5) Rituels et fonctionnements
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réunions
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échéances
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circuits de validation
6) Points de vigilance
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erreurs à éviter
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pièges classiques
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zones floues
Où stocker ce document
Deux options simples :
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un dossier partagé centralisé
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un espace wiki / intranet
L’important n’est pas l’outil.
L’important est que ce soit accessible, pérenne et connu.
Sécurité des données : un pilier de l’offboarding
Un départ mal géré n’est pas seulement un risque organisationnel.
C’est aussi un risque juridique et de sécurité.
Checklist minimale :
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récupération du matériel
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fermeture des accès (outils, VPN, CRM, drives, messageries…)
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transfert de propriété des dossiers
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changement des mots de passe partagés
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archivage des données
Ce travail doit être piloté conjointement par RH, IT et manager.
Le bon timing
Idéalement :
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annonce du départ
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cadrage de la passation sous 48h
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point hebdomadaire jusqu’au dernier jour
- Et évidemment, on n’oublie pas de faire une communication sur les canaux internes sur le départ du collaborateur. Cela permet de couper court aux bruits de couloir.
L’erreur est d’attendre la dernière semaine.
L’entretien de départ : un vrai outil, pas un rituel vide
Objectif :
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comprendre ce qui a motivé le départ
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identifier les irritants
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repérer des signaux faibles
Pas pour débattre.
Pas pour se justifier.
Pour apprendre.
Offboarding et marque employeur
Un collaborateur qui part :
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peut recommander l’entreprise
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peut revenir
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peut devenir candidat indirect
-
peut devenir client
Tout dépend de la manière dont il est traité jusqu’au dernier jour.
Checklist offboarding synthèse
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annonce cadrée
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document de passation créé
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planning de transmission
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entretien de départ
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récupération matériel
-
fermeture accès
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communication interne
-
message de remerciement
FAQ — Offboarding
L’offboarding concerne-t-il seulement les CDI ?
Non. Il concerne tous les départs.
Faut-il un outil spécifique ?
Non. Un document partagé + une checklist suffisent souvent.
Peut-on demander des livrables à un collaborateur qui part ?
Oui. C’est légitime, à condition d’être clair, respectueux et organisé.
Qui est responsable de la passation ?
Le manager, avec l’appui des RH.
Si vous souhaitez structurer vos pratiques d’offboarding et sécuriser vos départs sans perdre de savoir-faire, Megabar peut vous accompagner. Contactez-nous pour en discuter.
